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玛氏中国上线电子合同,数字认证全力护航

作者: 义乌人事考试网 发布时间: 2020年06月23日 08:33:52

2019年11月11日,玛氏中国正式上线人资电子合同平台,将人资业务中涉及的各类合同、协议、证明等,由传统的纸质版本线下签,转变为电子合同线上签。这是继招聘智能机器人、AI面试、入职微信小程序之后,玛氏中国人事共享服务中心引入的又一项创新型人力资源数字化应用。

玛氏中国上线电子合同,数字认证全力护航

玛氏中国人资电子合同项目组

电子合同的应用是大势所趋

在玛氏中国,人事共享服务中心被命名为MyP&O(People & Organization)。这个团队不仅为中国、澳大利亚、新西兰三大区域提供日常的人力资源一站式服务,还承担着玛氏中国人力资源数字化转型与运营的任务,以及为玛氏全球人力资源共享服务开拓、测试创新项目的重要职责。

肩负重任,玛氏中国MyP&O团队始终以积极的态度拥抱技术创新,驱动人力资源高效转型。在MyP&O总监杨昕亮看来,当数字化工具的服务范围不断扩展,合同的签署与管理不应成为人力资源数字化升级的瓶颈与障碍。电子合同的应用是大势所趋,只是需要一个契机撬动:

在2018年的一次业务合并中,玛氏中国旗下几千位同事的合同需要重新签署。按照传统的做法,所有合同都需要MyP&O团队逐份准备、邮递、签收、核查、盖章与归档,不但耗费了大量的人、财、物,而且效率低,合同丢失、损毁的风险也很高。

正是这个“略显痛苦”的项目,促成了玛氏中国引进人力资源电子合同平台的决心。

消除文化差异,获取总部支持

对于全球化公司的中国团队而言,如何将本地化的业务创新与Global总部的体系框架进行融合,是他们普遍面临的难题。

具体到玛氏中国的人力资源电子合同项目,由于商业环境与文化的差异,国内外对合同的一些基本概念都存在完全不同的认知,这使得“沟通”成为项目初期的关键问题。比如“盖章”,国外没有“公章”的概念,合同仅需签名即可,因此玛氏总部一直无法理解“合同需要盖章”这个动作;又比如“电子合同”,在一些国家,这基本就是“电子版合同”、“合同电子化”的同义词,但根据中国的法律要求,如果需要使电子合同具备与纸质合同同样的法律效力,必须引入身份认证、电子签名等一系列要求甚高的信息安全技术。

为了让总部理解中国的合同,以及引入电子合同的必要性,玛氏中国MyP&O团队邀请总部负责人来中国实地考察,通过网上购物、扫码支付等生活化场景,亲身感知中国市场浓厚的数字化氛围,同时近距离地体验一份纸质合同繁琐且冗长的签署流程。

玛氏中国上线电子合同,数字认证全力护航

玛氏总部团队来中国考察

与此前长达数月的沟通与汇报相比,这种浸入式的体验更为直接与有效。玛氏总部切实意识到:中国快速发展的数字化商业环境需要颠覆传统的合同签署方式,并最终对人力资源电子合同平台投出了赞成票。

严守合法安全“生命线”

劳动合同关系着劳资双方的权利与义务,经常成为劳资纠纷的核心争议问题。一项行业调研数据显示,超过80%的企业人力资源管理者对人资电子合同的合法合规性最为关注,成为影响企业部署电子合同的最大担忧。

我们看到电子合同已经在许多领域得到了应用,相信这是一个正确的方向。我们要积极乐观地去尝试新鲜事物,但对于这个项目而言,合法合规是始终摆在首位的。”据MyP&O服务与运营高级经理冯俊杰介绍,为了消除公司内部对于电子合同合法性的疑虑,MyP&O团队邀请法务同事在可行性研究阶段就深度参与进来,通过多场行业法律研讨与实地考察,论证了电子合同的合法合规性。除此之外,合同签署方式的改变,使得原有的合同流程需要重新梳理、合同模板需要修改;实体公章变为电子公章之后,也需要制定全新的印章管控与使用指引。这些工作都需要在法务部门的支持与配合下推进。

在杨昕亮看来,人力资源电子合同平台是需要各部门通力合作的一个项目。除了得到法务部门的认可之外,将合同放到线上签署与管理,数据安全也是必须严守的底线。

遵循玛氏严密的安全体系与流程,Global总部的IT团队评估了电子合同平台系统架构的安全性,Security团队则对整体证据链及数据保密性的设计方案进行了严格的审查。玛氏中国的IT团队对项目建设全程进行把控,确保在数据采集、传输、存储等各环节,避免出现安全疏漏。